I Learning Management Systems permettono alla tua azienda di progettare, erogare, monitorare e mantenere i programmi di formazione online. Per queste ragioni, la scelta del giusto LMS per la tua formazione aziendale è una priorità assoluta. Dopo aver effettuato tutte le opportune ricerche, tuttavia, ci sono molti fattori da prendere in considerazione prima del roll-out. Infatti, il processo di preparazione può rivelarsi uno degli aspetti più stressanti e dispendiosi a livello di tempo nella messa in opera della formazione aziendale. Fortunatamente, ci sono alcuni consigli che semplificano il processo di roll-out dell’LMS, indipendentemente dal fatto che si disponga di 5 o di 500 dipendenti.
1. Raccogliere tutti gli asset
Molte persone potrebbero supporre che la scelta del Learning Management System sia il primo passo del processo di roll-out di un LMS, ma in realtà c’è un passaggio preliminare. Per trovare l’LMS che si adatta meglio alle tue esigenze, infatti, è necessario conoscere le necessità e i materiali formativi da caricare. Dopo aver individuato i traguardi e gli obiettivi di performance, occorre raccogliere tutte le risorse della formazione aziendale online, cercando di capire cosa mantenere e cosa eliminare. Ad esempio, potresti decidere di mantenere tutti i video di formazione rete vendita, creando però da zero test e assessment legati al progetto eLearning. Questa fase può ridurre significativamente i tempi di sviluppo, perché non bisognerà riprogettare tutti i componenti da zero, ma basterà semplicemente caricarli nell’LMS.
2. Sviluppare un piano di rilascio
Il processo di integrazione dei contenuti online è piuttosto semplice. Tuttavia, prima di procedere, bisogna avere un piano chiaro e conciso su come raggiungere i risultati desiderati. In che modo l’LMS si inserisce nel programma di formazione globale aziendale, e come hai intenzione di erogare i contenuti formativi ai dipendenti? Parla con l’amministrazione, con i dipendenti e i collaboratori per determinare quale ruolo giocherà il nuovo LMS e per comprendere le aspettative del tuo staff. È anche la giusta occasione per affrontare qualsiasi domanda e chiarire ogni dubbio dei dipendenti, per un avvio senza intoppi di sorta. Tieni a mente che anche i dipendenti più diffidenti possono essere conquistati, se i benefit sono abbastanza convincenti.
3. Assicurarsi che il team IT sia pronto
Il tuo team IT sta per giocare un ruolo fondamentale nel processo di rilascio dell’LMS. Non solo dovranno configurare e trasferire tutti i contenuti della formazione online, ma dovranno anche essere a disposizione per risolvere eventuali problemi e garantire supporto al tuo team. O, ancora, dedicarsi ad altre attività quali l’estrazione dei dati, la creazione delle descrizioni dei corsi o la formattazione di tutti i contenuti, in modo che siano compatibili con il nuovo LMS. In alcuni casi, il fornitore di LMS può offrire la formazione in loco o il supporto specialistico per preparare l’organizzazione al roll-out. Tuttavia, il team IT dovrà essere pronto per ogni evenienza post-lancio. Tutto ciò potrebbe comportare una formazione o un tutorial che copra i problemi più comuni che le aziende devono affrontare al lancio di un programma di formazione online.
4. Creare una tabella di marcia per il roll-out dell’LMS
C’è parecchio lavoro da sbrigare prima del roll-out di un LMS, ed è per questo che è sempre opportuno creare un programma dettagliato di ogni passaggio da compiere. Tale programma dovrebbe includere ogni aspetto, dalla formazione dei facilitatori all’importazione di specifici moduli formativi. Occorre anche lasciarsi del tempo supplementare per risolvere eventuali inconvenienti e imprevisti che si possono verificare durante il processo, piuttosto che imporsi scadenze troppo strette che non consentono la risoluzione dei problemi. Ad esempio, se il team IT non riesce a capire come riformattare un’importante attività di formazione online, il consiglio è di fornire del tempo extra per la risoluzione del problema, senza il pericolo di superare le scadenze.
5. Mantenere aperte le linee di comunicazione
Ogni membro del team, compresi i dipendenti che non sono direttamente coinvolti con il roll-out dell’LMS, dovrebbe essere parte integrante del lancio dell’LMS stesso. Il loro feedback è una risorsa inestimabile che permette di personalizzare la formazione online per soddisfare i loro obiettivi individuali. La formazione alla leadership può anche fornire informazioni sul background dei dipendenti, i gap di performance, le capacità che devono essere sviluppate e le preferenze di formazione online. Se possibile, interpella i capi reparto, che sono in grado di fornirti una chiara idea dei contenuti da caricare nell’LMS, affinché essi rispondano alle esigenze formative del personale. Assicurati, inoltre, di effettuare test in ogni reparto, per coprire tutte le competenze chiave e affrontare tutti gli argomenti prima del roll-out.
6. Assicurarsi che tutti siano conoscenza degli obiettivi e delle aspettative
Ogni membro del tuo staff deve essere a conoscenza degli obiettivi organizzativi, degli obiettivi di formazione online e delle aspettative che si hanno per l’LMS. Devono sapere perché viene utilizzata la piattaforma eLearning, a quale scopo e quali benefici lavorativi garantirà loro. Questo aiuterà il reparto IT e tutti gli altri collaboratori a integrare i contenuti più appropriati, creando un corso di formazione online in linea con gli obiettivi della formazione aziendale. È sempre una buona idea effettuare un pre-lancio o una riunione di orientamento per l’LMS, per assicurarsi che tutti conoscano le caratteristiche dell’LMS e sappiano come utilizzarlo in modo efficace. Ciò garantisce anche la possibilità di avere tutti i dipendenti sulla stessa pagina, per comunicare loro il programma di roll-out dell’LMS, in modo che possano conoscere le rispettive scadenze.
Prepara la tua azienda per il roll-out dell’LMS utilizzando questa guida. Aprire la strada a nuovi LMS rimuove gli ostacoli che si frappongono fra la tua organizzazione e il successo. Di conseguenza, è possibile massimizzare il ROI dell’eLearning aziendale e appianare le asperità del cammino intrapreso.