Retos del cliente:

Antes de Docebo, la ciudad de Kingston brindaba capacitación a departamentos internos y agencias externas a través de su Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS) antiguo, pero mientras hacía lo necesario, el sistema era simplista en su diseño y funcionalidad. Esto a veces dificultaba los esfuerzos de aprendizaje al no poder apoyar experiencias de aprendizaje atractivas, como videos en vivo y gamificación.

Después de tres años con su LMS, la ciudad de Kingston fue informada de que su sistema estaría fuera de servicio debido a cambios en la estrategia comercial de su proveedor. Esto requeriría migrar hasta 300 cursos y datos de cursos existentes (finalizaciones, tareas pendientes, etc.) para más de 2,000 usuarios finales. La oportunidad de dar nueva vida a la experiencia de aprendizaje con una nueva plataforma de aprendizaje fue bien recibida, pero la selección del proveedor adecuado para hacerlo fue fundamental. El equipo emitió una solicitud de propuesta con especificaciones técnicas muy específicas que describen lo que sería ideal en un sistema LMS de reemplazo.

Solución:

Uno de los requisitos clave en una nueva plataforma de aprendizaje era una interfaz intuitiva tanto para los administradores del sistema como para los alumnos.

«Con una fuerza laboral tan esparcida y una que necesitaba una solución de reemplazo, necesitaba ser capaz de lanzarla sin demasiados desafíos para los usuarios», dice Anthony Amodeo, Especialista en Aprendizaje y Desarrollo, Ciudad de Kingston.

«Tenemos operadores de autobuses, personal de bomberos, trabajadores de cuidados a largo plazo, personal de recreación y esparcimiento, lo que sea. Así que necesitábamos una solución que fuera fácil de usar y accesible en cualquier momento y en cualquier lugar. Eso es lo que Docebo nos proporcionó.»

El equipo comenzó a buscar demostraciones de diferentes tecnologías de aprendizaje, pero lo que se destacó con Docebo fue la capacidad de comenzar a usar la plataforma inmediatamente después de descubrirla con una experiencia de prueba que permitió una experimentación intuitiva de cómo podrían usarla. En última instancia, esto ayudó a agilizar el proceso de implementación.

“Docebo nos permitió comenzar a desarrollar en vivo en un entorno de prueba mostrando las ideas que queríamos ver. En el momento en que se tomó la decisión de seleccionar a Docebo, contábamos con herramientas y archivos de migración y fue un proceso de implementación muy rápido».

La ciudad de Kingston también aprovecha la aplicación de múltiples dominios de Docebo para ofrecer un aprendizaje único a audiencias internas y externas. Esto permite la creación de múltiples dominios personalizados con distintos elementos de marca para establecer una apariencia individualizada para cada una audiencia.

“Apoyamos a las agencias externas que tienen tomar capacitación, según lo estipulan nuestros estatutos. «Los dominios múltiples nos da una manera de crear diferentes páginas dentro del sistema para permitir que esos usuarios vean una interfaz diferente a la de nuestros usuarios internos, es como su propio sistema de gestión de aprendizaje«.

Cuando se inició la implementación del sistema, el equipo confiaba en que al resto de la organización le gustaría la apariencia del nuevo sistema y la respuesta fue rotundamente positiva.

“Desde el liderazgo hasta empleados de primera línea, les encantó. Les encantó lo fácil que fue ingresar con la capacidad de inicio de sesión único. En el pasado, nuestro sistema de gestión de aprendizaje no ofrecía esta funcionalidad, por lo que la gente siempre se preguntaba ‘¿cómo me registro?’ Y ‘¿cuál es mi contraseña?’. Ahora, es la misma que la contraseña de su red: solo boom y listo. . ”

“En términos de soporte, puedes chatear en vivo directamente en el sistema y esto es fenomenal. Nunca ha habido una situación en la que algo haya quedado sin resolver. Ha sido un salvavidas.»

Resultados:

Un beneficio importante que la Ciudad de Kingston vio casi de inmediato fue un aumento en las tasas de finalización de cursos gracias a la capacidad de crear perfiles de administración flexibles.

Dentro de la plataforma Docebo, hay dos tipos de administradores: Superadministradores, que tienen control sobre cada aspecto de la plataforma y Usuarios Avanzados, que son creados por los Superadministradores, y se les asigna un conjunto específico de permisos de administración para ciertos usuarios, cursos, catálogos, ubicaciones, y más.
«La función de Usuario Avanzado es una de las funciones más flexibles y potentes», dice Amodeo.

«A veces hay un deseo de delegar ciertas responsabilidades dentro del sistema, ya sea que esté monitoreando la capacitación o incluso monitoreando a los usuarios. Eso no era posible antes y ahora tenemos las herramientas para permitirle a los supervisores o delegados monitorear las métricas de capacitación en tiempo real y enviar notificaciones y recordatorios. Como resultado, estamos viendo un aumento en las tasas de finalización.»

Desde una perspectiva de control de costos, las certificaciones y licencias ahora se han configurado para admitir la automatización de los ciclos de actualización de cursos y planes de aprendizaje vinculados a la acreditación anual. Esto es importante para un gobierno municipal porque le da a la organización la tranquilidad de saber que los ciclos de actualización nunca se perderán y los empleados seguirán cumpliendo, y hasta ahora, la Ciudad de Kingston ya está viendo una reducción en los problemas de cumplimiento.

“Puedo tener planes de aprendizaje conectados a las reglas de inscripción basadas en la entrada de nuevos empleados o empleados transferidos, dependiendo de su trabajo, departamento, sindicato o lo que sea. Todo está automatizado y eso es un gran ahorro de tiempo y libera mi tiempo para hacer otras cosas».

«Pero el mayor retorno de la inversión es en realidad el hecho de que la interfaz de usuario es muy fácil. Las personas son alentadas y atraídas a ello. Confían en que lo que están viendo es lo último y lo mejor, y pueden acceder a él desde su teléfono o tableta. Pueden verlo en cualquier parte ”.

«El hecho de que veamos a más personas ahora usando dispositivos móviles destaca la importancia de que la plataforma responda en su diseño».

La plataforma también ofrece la posibilidad de crear una «ventanilla única» para asuntos relacionados con el aprendizaje. Los widgets personalizados permiten que el equipo comparta videos de interés, publique sesiones de capacitación en clase, haga anuncios sobre las próximas iniciativas, comparta catálogos de capacitación electiva y más. Estas capacidades están ayudando a construir y apoyar una cultura de aprendizaje social en la Ciudad de Kingston y este impacto más amplio en toda la organización sólo está programado para continuar.

“Antes, era un poco de todos los oficios en la cartera de aprendizaje. Pero ahora, dada la cantidad de potencial que puede hacer la plataforma, tenemos otros dos recursos que se han unido al equipo. Puedo centrarme más en Docebo y en el desarrollo y la conservación del aprendizaje a través de la plataforma. Ahora estamos analizando cómo el aprendizaje puede respaldar mejor el desempeño de la Ciudad de Kingston en términos de sus servicios y su capacidad para satisfacer todas las necesidades que rigen la forma en que operamos».