Cos’è un Learning Management System (LMS)?

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Learning Management System

La guida completa ai Learning Management System (LMS)

Un Learning Management System (LMS) è una piattaforma applicativa che semplifica la gestione, la distribuzione e l’analisi dei programmi di formazione online di un’organizzazione.

Un Learning Management System permette alle organizzazioni di migliorare le proprie performance e di trattenere in azienda i migliori talenti. Nella maggior parte dei casi, i Learning Management System sono software su cloud che le aziende utilizzano per gestire i propri programmi di formazione. Così come i sales team utilizzano software CRM, o i team HR si affidano a software HRIS, un LMS è la principale tecnologia utilizzata da un dipartimento di Formazione e Sviluppo all’interno di un’organizzazione.

Un Learning Management System consente di gestire la distribuzione di corsi eLearning (relativi – ad esempio – a formazione compliance, certificazioni o formazione rete vendita). Le nuove tecnologie hanno rivoluzionato il settore eLearning, consentendo alle aziende di supportare con maggiore efficacia le mutevoli esigenze formative dei propri utenti attraverso data analytics, mobile learning, gamification e altre funzionalità.

Un Learning Management System supporta il modo naturale di apprendere delle persone attraverso una combinazione di formazione formale, sociale ed esperienziale. Tradizionalmente, i Learning Management System sono utilizzati come strumento primario per erogare formazione formale. Ad esempio, un LMS consente l’assegnazione automatica di corsi eLearning ai propri dipendenti, per tracciare i progressi e valutare il livello di retention di conoscenze. Le moderne piattaforme di formazione online come Docebo si spingono oltre: attraverso funzionalità di social learning, infatti, consentono agli utenti di entrare in contatto con gli esperti dell’azienda, per porre domande e collaborare con i propri colleghi.

Chi utilizza un LMS?

I Learning Management System sono utilizzati a livello globale in molteplici settori e per varie tipologie di formazione aziendale. Il mercato globale dei Learning Management System (LMS) è destinato a crescere ad un CAGR del 24% nel periodo 2016-2020.

A un livello più specifico, un LMS ha due tipologie fondamentali di utilizzatori:

Utenti: Gli utenti sono i destinatari della formazione aziendale. Gli utenti che hanno accesso all’LMS aziendale possono visualizzare il catalogo dei corsi, completare corsi, valutazioni e specifiche assegnazioni, oltre che tracciare e misurare i propri progressi. Le attività di training possono essere assegnate a livello individuale o a seconda del proprio lavoro e/o del ruolo ricoperto all’interno della struttura organizzativa.

Amministratori: Gli amministratori sono responsabili della gestione del Learning Management System. Hanno il compito di creare corsi di formazione online e piani formativi, assegnare specifici corsi agli utenti e tracciare i progressi compiuti dagli utenti.

LMS: Tipologie di clienti

Grandi aziende: Le grandi aziende sfruttano i Learning Management System per misurare le performance e lo sviluppo professionale di centinaia o addirittura migliaia di dipendenti, implementando iniziative di formazione online globali. Alcune grandi aziende possono anche utilizzare le funzionalità Extended Enterprise del proprio LMS per gestire la formazione di franchisee, fornitori, canali di vendita esterni e partner.

Piccole e medie imprese (PMI): Un Learning Management System permette a queste aziende di snellire i processi, ottimizzare l’impiego di risorse umane e scalare la propria strategia di training, adattandola sia alle mutevoli esigenze formative dei dipendenti che alla crescita organizzativa.

Freelancer: Piattaforme LMS progettate per i freelance che lavorano con più clienti e hanno bisogno di offrire una gamma diversificata di prodotti. I Learning Management System possono integrare strumenti collaborativi che consentono di lavorare da soli o con un team di eLearning che opera in remoto.

LMS Definition

A cosa serve un LMS?

Essenzialmente, un LMS è uno strumento che consente di centralizzare, implementare e analizzare un programma di formazione aziendale.

Un Learning Management System all’avanguardia dispone di funzionalità attraverso le quali supportare molteplici casi d’uso, come ad esempio:

Formazione di dipendenti: Generalmente, un LMS ha lo scopo di supportare la formazione e lo sviluppo dei dipendenti interni. All’interno dell’LMS, è possibile assegnare ai dipendenti specifici corsi per sviluppare nuove skill, ottenere informazioni su nuovi prodotti, ricevere aggiornamenti su formazione compliance e altro ancora.

Formazione di clienti: Un LMS è uno strumento attraverso il quale le organizzazioni forniscono formazione ai propri clienti. È il caso, ad esempio, di aziende di software e tecnologia, che necessitano di programmi di onboarding rapidi ed efficaci, affinché gli utenti siano in grado di utilizzare i loro prodotti in modo ottimale. Inoltre, un programma di formazione continua permette di offrire più valore e incrementare la fidelizzazione dei clienti.

Formazione di partner: Un LMS può anche essere utilizzato per formare partner e canali di un’organizzazione (es. i rivenditori). Una piattaforma eLearning consente alle organizzazioni di migliorare i propri programmi di partnership, offrendo più valore ai propri partner.

I principali benefici e vantaggi di un LMS

L’implementazione di un LMS offre molteplici benefici e vantaggi, sia per le aziende che per gli utenti.

Benefici per le aziende

Un LMS può aiutare le aziende a:

  • Ridurre i costi di formazione e sviluppo
  • Ridurre il tempo di training/onboarding per dipendenti, clienti e partner
  • Soddisfare le esigenze di differenti tipologie di utenti
  • Centralizzare le risorse eLearning
  • Facile adattamento e riutilizzo dei materiali didattici nel tempo
  • Gestire la compliance
  • Tracciare i progressi degli utenti
  • Progettare un piano di onboarding di partner e rivenditori volto a migliorare le loro performance di vendita
  • Mantenere i clienti assicurando che utilizzino i prodotti e i servizi in modo efficace
  • Misurare l’impatto della formazione sulle performance organizzative
  • Offrire più scelte per i creatori di curriculum (es. metodi di consegna, progettazione di materiali, tecniche di valutazione)
  • Sviluppare e gestire i contenuti formativi (senza affidarsi a fornitori terzi) con maggiore efficienza in termini di costi

Benefici per gli utenti:

Un LMS può aiutare gli utenti a:

  • Incrementare la retention di conoscenze
  • Ricevere la formazione necessaria
  • Sfruttare le migliori pratiche di formal e informal learning
  • Acquisire competenze e conoscenze necessarie per l’avanzamento di carriera
  • Migliorare le proprie performance
  • Supportare lo sviluppo autonomo con gli strumenti necessari

Le funzionalità chiave di un LMS

Sul mercato, oggi, esistono oltre 700 software di formazione online, dunque non è facile capire quale piattaforma eLearning si adatti meglio alle specifiche esigenze della tua organizzazione.

Queste sono alcune delle principali funzionalità che un LMS dovrebbe includere:

Attività amministrative automatizzate: Funzionalità che consentono agli amministratori di automatizzare attività ricorrenti/complesse, come il raggruppamento e l’iscrizione degli utenti, iscrizione, disattivazione e nuova popolazione di utenti.

Certificazione e Retraining: Un LMS dovrebbe consentire il monitoraggio e la gestione di tutte le attività di certificazione e retraining (ad esempio, gestione di training ricorrenti/aggiornamenti continui/programmi di compliance).

Social Learning: Un LMS dovrebbe essere in grado di supportare le attività di formazione informale. Il tuo LMS dovrebbe includere funzionalità che supportino collaborazione, mentoring e condivisione delle conoscenze.

Mobilità: I contenuti formativi dovrebbero essere accessibili in qualsiasi momento, ovunque, indipendentemente dal dispositivo utilizzato. I moderni Learning Management System consentono di accedere ai contenuti attraverso dispositivi mobile, per supportare la formazione nel momento del bisogno.

Gestione di corsi e cataloghi: Un Learning Management System è un sistema centralizzato che contiene tutti i corsi eLearning e i relativi materiali formativi. Gli amministratori possono creare e gestire facilmente corsi e cataloghi, per erogare una formazione mirata.

Integrazione dei contenuti e interoperabilità: I Learning Management System dovrebbero supportare i contenuti formativi creati secondo standard di interoperabilità, come SCORM, AICC e xAPI (noto in precedenza come Tin Can).

Marketplace di contenuti: Non tutti i contenuti formativi sono creati internamente. Un LMS deve consentire agli utenti di accedere a corsi pronti all’uso, messi a disposizione da provider globali di contenuti e-learning come OpenSesame e LinkedIn Learning.

Notifiche: È essenziale che utenti e amministratori abbiano sempre sotto controllo il proprio programma di formazione. Un LMS con notifiche automatiche permette di monitorare in tempo reale progressi, completamento, certificazioni, obiettivi, commenti, contenuti generati dagli utenti e molto altro.

White-labeling e Personalizzazione del brand: Queste funzionalità permettono di progettare esperienze formative uniche, personalizzando l’LMS. È possibile creare un ambiente di formazione online allineato al tuo brand, così da renderlo familiare e accessibile a dipendenti, partner e clienti della tua azienda.

Gamification: Permette di creare esperienze più coinvolgenti, sfruttando la natura competitiva dei dipendenti e incrementando il coinvolgimento e la retention delle conoscenze attraverso punteggi, badge, premi o ricompense.

Integrazioni: Sincronizza i dati della tua organizzazione con un LMS che supporta integrazioni con altre piattaforme, come CRM, strumenti di videoconferenza e altri software e applicazioni terze.

Ecommerce: Per vendere i tuoi corsi di formazione online, è fondamentale selezionare un LMS integrato con piattaforme come Shopify e con i più diffusi gateway di pagamento come Paypal e Stripe.

Formazione d’aula/ILT: Lo scopo di un Learning Management System non è quello di sostituire la formazione d’aula con quella online, ma di supportare con efficacia il modo naturale di apprendere delle persone, attraverso una combinazione di approcci formali e informali. Il tuo LMS dovrebbe supportare anche la formazione d’aula, gestendo edizioni, orari, classi, e monitorando performance e frequenza.

Report: Tra le funzionalità più importanti, un LMS dovrebbe includere la possibilità di monitorare e misurare l’impatto dei programmi di formazione sul tuo business. Ovvero, funzionalità che consentono di monitorare e tracciare le performance degli utenti attraverso report personalizzati e dashboard con misurazioni sulle attività degli utenti.

LMS: Modelli di pricing

Licenza: Invece di pagare per ogni singolo utente, questo piano di pricing comporta una tassa di licenza. In genere, si tratta di una tassa da rinnovare su base annuale, o di una quota anticipata a titolo definitivo che garantisce l’accesso illimitato a vita.

Abbonamento: Un canone di abbonamento consente l’accesso a tutte le funzioni di un LMS, o si basa su un modello pay-per-user. Questo modello prevede un costo per ciascun utente, o utente attivo. In alcuni casi, il fornitore dell’LMS offre differenti fasce di prezzo. Ad esempio, fino a 25 utenti attivi. Questa è una soluzione ideale per le organizzazioni più piccole, che vogliono ridurre al minimo i costi della formazione online, senza rinunciare alla possibilità di scalare il proprio Learning Management System per adattarlo alla crescita organizzativa.

Freemium: Questi LMS offrono gratuitamente le funzioni di base, mentre a pagamento le funzionalità più avanzate, come componenti aggiuntivi o aggiornamenti. Ad esempio, un motore di valutazione più completo, o funzionalità avanzate di reporting.

Learning Management System

LMS: Funzionalità di tracking

Le aziende data-driven comprendono che uno dei principali vantaggi di qualsiasi tipo di software è quello di fornire indicatori specifici attraverso i quali misurare produttività e progressi, nonché di ottenere preziosi insight relativi alle performance. I software di formazione web-based non fanno eccezione.

Un LMS può aiutare le aziende a monitorare diverse attività degli utenti. Le misurazioni e i report della formazione formale includono:

  • Completamenti del corso
  • Date di iscrizione del corso
  • Ultimo accesso da parte degli utenti
  • Tempo totale dedicato a corsi e piani formativi
  • Corsi attivi
  • Corsi più visualizzati
  • Punteggi di test/valutazioni
  • Sessioni di formazione con istruttore (ILT)
  • Dati sulle transazioni e-commerce
  • Report per i piani formativi
  • Report per le attività degli utenti
  • Report Audit Trail
  • Report per gamification (ad esempio, badge e concorsi)
  • Report per le certificazioni
  • Report per attività di formazione esterna
  • Report personalizzati basati su specifiche esigenze formative

Il tuo LMS dovrebbe anche essere in grado di fornire misurazioni sulle attività di formazione informale. Ad esempio, Docebo consente di tracciare le attività di social learning attraverso l’app Coach e Share. Ecco alcuni esempi:

  • Report per le attività di peer review
  • Report per le attività di specifici canali
  • Like e dislike per le risposte
  • Top 5 degli esperti in base alla qualità delle risposte
  • Risposte più rapide degli esperti
  • Risposte contrassegnate come “migliore risposta”
  • Valutazione sui contenuti generati dagli utenti
  • Attività di condivisione
  • Visualizzazioni dei contenuti

Sfruttare dati e misurazioni della formazione

Il numero delle misurazioni che un LMS può tracciare conta ben poco. È importante, piuttosto, sfruttare queste misurazioni per ricavare insight strategici, essenziali per migliorare l’efficacia del proprio programma di formazione.

Le misurazioni relative a skill e competenze sono senza dubbio strumenti preziosi. Un’analisi di gap di competenze determina le specifiche lacune di un dipendente. Individuate le abilità e le competenze necessarie per svolgere con efficacia il proprio lavoro, è essenziale sfruttare i dati per progettare un piano formativo personalizzato, progettato per migliorare le sue performance.

Queste misurazioni, inoltre, consentono alle aziende di definire l’impatto della formazione sulle performance organizzative.

L’utilizzo su base regolare di report sulle performance della formazione può aiutare a comprendere l’efficacia dei corsi e il livello di engagement degli utenti. Con l’evoluzione tecnologica, in futuro sarà possibile ottenere analisi ancora più specifiche e approfondite, grazie alle quali incrementare le performance.

LMS: Modelli di licenza

Questi sono i differenti modelli di licenza di un LMS:

Modello di registrazione: Un modello di registrazione calcola l’utilizzo in base a diversi parametri utente: quanti utenti accedono al sistema LMS, quanti utenti si iscrivono a un corso, quanti utenti acquistano contenuti o ottengono una certificazione. Questo modello non comporta grandi rischi ed è economico, il che lo rende una valida opzione iniziale. Tuttavia, in presenza di una rapida crescita organizzativa, può diventare particolarmente costoso.

Utenti attivi (Utilizzo): Questo modello definisce gli utenti attraverso alcuni criteri: quando viene creato un account, quando un utente accede al sistema, o quando un utente interagisce con i contenuti. Tuttavia, gli acquirenti dell’LMS pagano solo per la prima interazione, indipendentemente dal numero di accessi alla piattaforma.

Product-Based: Supporta la vendita di corsi o programmi all’interno del LMS.

Revenue Share: Un modello di revenue share è un modello di registrazione su misura per la vendita di contenuti, di solito espressa in termini di percentuale di entrate assegnate al venditore LMS.

Illimitato: Un modello “illimitato”, solitamente, non tiene conto del numero di utenti o dell’utilizzo. Tuttavia, alcune piattaforme non richiedono il pagamento di canoni di utenza, mentre altre offrono un prezzo enterprise “illimitato” al superamento di una soglia di utenti o di guadagni.

Il futuro delle tecnologie formative

Oggi, una delle realtà più scoraggianti che tutte le organizzazioni si trovano ad affrontare è il crescente divario di conoscenze tra i baby boomers che escono dal mondo del lavoro e i Millennials che vi entrano. Le esigenze formative degli utenti sono in continua evoluzione e cambiano di pari passo con l’introduzione di nuove tecnologie e tipologie di utenti.

Allo stesso modo, anche i trend eLearning continuano a crescere ed evolversi con l’introduzione di nuove tecnologie. Per supportare con efficacia e nel tempo le esigenze formative dei tuoi utenti, è dunque necessario implementare un LMS all’avanguardia. Questi sono i principali trend emergenti:

Microlearning: Microlearning vuol dire erogare contenuti formativi brevi e mirati, da applicare immediatamente nel contesto pratico. Questi contenuti sono in grado di catturare l’attenzione degli utenti, consentendo un rapido accesso alle informazioni necessarie, nel momento del bisogno.

Realtà Virtuale: La Realtà Virtuale (VR) non è più fantascienza, ma grazie all’evoluzione tecnologica è considerata oggi un approccio formativo efficace. Le simulazioni VR e gli scenari ramificati sono probabilmente i metodi più efficaci per una formazione di tipo esperienziale.

Intelligenza Artificiale: L’Intelligenza Artificiale(AI) giocherà un ruolo estremamente importante nel settore eLearning, in quanto consente alle aziende di prendere decisioni basate su dati concreti e di erogare programmi formativi ancora più mirati.

È essenziale avere una piattaforma eLearning in grado di supportare con efficacia e nel tempo le tue esigenze formative. Un LMS all’avanguardia consente di incrementare le performance e raggiungere i tuoi obiettivi di business.

LMS: Modelli di distribuzione

Open Source: Generalmente, i Learning Management System open source sono gratuiti e online. Gli utenti possono modificare il codice sorgente in base alle proprie esigenze, personalizzando l’aspetto della propria piattaforma e i contenuti formativi. Molti LMS open source hanno community online che rappresentano una risorsa preziosa per suggerimenti e assistenza nella risoluzione dei problemi. Tuttavia, per utilizzare il sistema in modo efficiente ed efficace, è richiesto un certo livello di esperienza. Questo rappresenta uno dei principali svantaggi degli LMS open source.

LMS Enterprise: Le piattaforme di eLearning aziendali – note anche come “Learning Management System commerciali” – sono in genere più facili da usare e forniscono all’utente una varietà di servizi e funzionalità di supporto. Gli LMS Enterprise dispongono di interfacce utente intuitive e, in alcuni casi, di librerie di risorse che aiutano l’amministratore a sviluppare e distribuire rapidamente nuovi materiali di formazione online. Questo tipo di Learning Management System è suddiviso in due categorie:

  • SaaS (Software as a Service): Piattaforme tipicamente web-based, che forniscono aggiornamenti gratuiti e la possibilità di scalare completamente il proprio sistema, per allinearlo alle esigenze di business attuali e future. Il fornitore fornisce servizi di supporto e memorizza tutti i dati nel cloud. Docebo è una piattaforma eLearning offerta in modalità SaaS.
  • LMS su installazione: Questi Learning Management System sono ospitati localmente sui server delle organizzazioni. Rispetto al modello SaaS (in cui il fornitore è responsabile per il servizio e il supporto), il compito di gestire la piattaforma eLearning ed effettuare gli aggiornamenti necessari spetta al dipartimento IT dell’organizzazione.

LMS specifico per il settore: Tipicamente sviluppato per un settore specifico, ospita tutti i materiali e gli asset formativi aziendali online richiesti dall’organizzazione. Le risorse potrebbero comprendere certificazioni, giochi online e altre attività di formazione basate su competenze e compiti specifici del settore.

Learning Content Management System (LCMS) vs. Learning Management System (LMS)

Un Learning Content Management System (LCMS) è un software che aiuta gli sviluppatori e gli amministratori a creare e gestire i contenuti eLearning. Rispetto a un LMS, questi sistemi non offrono agli amministratori le funzionalità necessarie per erogare i contenuti formativi e monitorare le performance degli utenti.

Entrambi i sistemi permettono agli utenti di gestire e distribuire attività di formazione digitale (e sono compatibili con lo standard SCORM), la principale differenza tra LCMS e LMS consiste nella differente specializzazione:

Tipologie di formazione: Un LCMS è focalizzato sui contenuti formativi digitali, mentre un LMS permette agli utenti di gestire esperienze formative anche attraverso metodi tradizionali (scheduling o workshop, facilitando le conversazioni degli utenti attraverso forum di social learning).

Un LMS come Docebo permette agli amministratori di sfruttare il meglio di entrambe le soluzioni, progettando programmi di formazione blended più efficaci e coinvolgenti.

LMS: I principali standard supportati

SCORM (1.2/2004): Lo standard SCORM aiuta gli authoring tool e i contenuti eLearning a comunicare con il tuo Learning Management System. Lo standard SCORM consente agli strumenti all’interno del LMS di formattare i contenuti eLearning in modo condivisibile su tutta la piattaforma.

Tin Can/xAPI: Lo standard xAPI (noto in precedenza come Tin Can API) permette la comunicazione tra contenuti formativi e sistemi di eLearning, in modo da registrare qualsiasi progresso di qualsiasi attività di eLearning in un Learning Record Store (LRS). Gli LRS sono file indipendenti, non dipendono dai tradizionali Learning Management System. Docebo supporta lo Standard Tin Can 1.0.

AICC: L’Aviation Industry Computer-based Training Committee (AICC) fu istituita nel 1988 per garantire che i materiali formativi fossero sviluppati, erogati e valutati su molteplici piattaforme di formazione “computer based”, allora in forte espansione. Nel tempo, le specifiche universali previste dagli standard AICC sono state utilizzate anche al di fuori del settore aeronautico, fornendo al mondo della formazione aziendale uno dei primi standard e-learning. Nel 2014, l’organizzazione AICC si è sciolta a causa di una drastica diminuzione di iscrizioni. Prima di allora, l’AICC ha comunque lavorato per rendere compatibili i contenuti con lo standard CMI-5 (Computer Managed Instruction). CMI-5 è il successore dello standard AICC, conforme al più recente standard Experience API (xAPI). L’Aviation Industry CBT Committee permette a LMS e contenuti eLearning di comunicare tramite protocolli HAC, che si basano su un modulo HTML per trasmettere qualsiasi informazione.

LMS LTI: Lo standard Learning Tools Interoperability (LTI) è stato introdotto dall’IMS Global Learning Consortium, specializzato in applicazioni ospitate in remoto e in contenuti di eLearning basati sul web. Docebo LMS permette di importare contenuti Learning Tools Interoperability (LTI) come materiali didattici sia nei corsi che nel Central Learning Object Repository. Docebo supporta contenuti LTI 1.0 e 1.1.

Un LMS per migliorare le performance

I vantaggi di un LMS non sono solamente teorici. Numerose ricerche hanno infatti dimostrato che un LMS può effettivamente migliorare le performance organizzative. Lo studio condotto da Brandon Hall Group evidenzia che il 54% delle organizzazioni che hanno investito nelle tecnologie formative hanno ottenuto miglioramenti per quel che riguarda produttività ed engagement. Il 91% di queste organizzazioni, inoltre, ha riportato un legame più solido tra formazione e performance.

Docebo Learning Management System

Docebo è una piattaforma eLearning progettata per ottimizzare la formazione aziendale, incrementando le performance e il coinvolgimento di dipendenti, partner e clienti. Semplice da usare, modulare e dal design unico, Docebo permette di combinare formazione formale e social learning (un approccio validato da ricerche estensive e noto come “modello 70:20:10”). La piattaforma Docebo è la soluzione ideale per tutte le organizzazioni che devono erogare formazione più rapidamente, con più efficacia e con migliori risultati di business.

Venduta in oltre 80 Paesi e disponibile in oltre 35 lingue, Docebo ha più di 1.300 clienti in tutto il mondo e offre un ecosistema formativo integrato e facilmente scalabile per aziende di medie e grandi dimensioni. Docebo è considerata una delle soluzioni più complete per la gestione delle attività formative ed è stata definita da PCMag.com come “la migliore piattaforma di formazione online disponibile sul mercato”. Scopri come ottimizzare la tua strategia di eLearning aziendale grazie a Docebo. Attiva oggi stesso la tua prova gratuita di 14 giorni.